Para se adaptar ao período de instabilidade econômica que o
país atravessa, muitas empresas estão em busca de estratégias que ajudem a
minimizar custos e otimizar processos. Aliás, nunca foi tão necessário e
essencial usar o tempo com sabedoria e fazer a empresa dar saltos de
produtividade para que as metas saiam do lugar e o impacto dessa crise seja
minimizado.
As empresas não medem o custo da improdutividade, mas se
fizessem um pequeno levantamento perceberiam que muitas vezes em vez de
simplesmente demitir, é possível reduzir custos olhando para os verdadeiros
vilões da gestão: a improdutividade, falta de foco, excesso de urgências
irreais, mal uso do e-mail, problemas com reuniões e péssima gestão do tempo.
Por isso, para auxiliar as empresas que estão em busca de
estratégias para aumentar a sua produtividade, selecionei cinco ações que vão
ajudar a melhorar a performance da sua empresa.
Tudo começa por pessoas - Por mais que a equipe tenha
sistemas, metas, processos e tecnologias ao seu dispor, nada disso adiantará se
as pessoas que a integram não estiverem a fim de colaborar, o que é bem
diferente de agir por pressão. O objetivo é ter um grupo de pessoas afinadas e
motivadas por algum propósito maior. Achar esse propósito é dever de todos.
Pessoas com pensamentos negativos, que reclamam de tudo e de todos, são
extremamente prejudiciais à equipe e devem ser afastadas, por mais competentes
que sejam. As que fazem a diferença são aquelas que se motivam por fatores que
nem sempre são explícitos.
Defina prioridades explícitas e aplicáveis - O que mais leva
à perda de tempo numa equipe é não saber distinguir o que de fato é prioridade.
Se não tiver claro e tabulado, haverá brecha para que se possa questionar:
tenho as prioridades A e B que chagaram ao mesmo tempo, qual delas devo fazer
primeiro? É importante criar uma "planilha" que determine os
critérios de escolha de cada atividade. O ideal é que a equipe discuta em
conjunto e tente criar uma matriz de prioridades, com exemplos de aplicações no
dia a dia.
Ensine a sua equipe a gerenciar o tempo dela - A
produtividade pessoal é o primeiro passo para que alguém consiga se organizar.
Para isso, indique métodos, ferramentas ou cursos de administração de tempo
para as pessoas de sua equipe. Quanto mais esse conceito for difundido, mais
facilmente ele será colocado em prática.
Aprenda que equipes produtivas cometem erros - Equipes
maduras e de alta produtividade também erram. O erro deve ser bem-vindo nessas
equipes, pois ele serve para ajustar a rota, evitar novas urgências e aprimorar
as práticas. O que faz com que esse deslize seja considerado de fato um erro é
a negligência ou a aceitação passiva dele.
Escolha uma ferramenta para gestão de atividades - Uma
equipe organizada, com um baixo volume de reuniões, com menos urgências e mais
eficiência, aprende a centralizar as tarefas por meio de uma ferramenta de
gestão que pode ser uma simples planilha de Excel compartilhada com todos ou um
software como o Neotriad, que foi feito para isso.
Reconheça o esforço e comemore as conquistas - Nem toda
empresa ou equipe tem chances de gerar bônus financeiros, porém pequenos mimos
vão além de dinheiro. Tempo também é importante, por isso costumo recomendar
pequenas bonificações de qualidade de vida, como dar meio período livre no dia
do aniversário ou deixar que o funcionário saia um pouco mais cedo para
resolver um problema pessoal. Outra alternativa é fazer uma pesquisa interna de
sugestões e analisar como melhorar o clima na empresa. Pequenas ações podem
gerar excelentes resultados.
Fonte: Administrador.com
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